기안, 보고서 작성 비결, 보도자료 작성법 (표기방법, 잘못된 작성 등)

보도자료 작성방법 

출처 -  국립국어원 박종덕 전문위원 -

 

- 보도자료의 이해, 보도자료 작성 지침, 표기방법, 시간 등 숫자기록방법등 일반적인 공문작성 등에 참고할 만한 기준제시.

 

 

보도자료작성법(국립국어원 박종덕 전문위원).pdf

 

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출처 : 부산광역시 예방담당 지방소방경 강창근님의 자료

 

맘에 쏙드는 보고서 작성 비결

 

Ⅰ. 보고서는 공무원의 필수

 

   행정은 요식적 행위를 중히 여기기에 "공무원은 서류로 말하고 서류를 위해 존재한다"고 말하기들 한다. 공무원이 작성하는 공문서 중 내부의사결정문서인 보고서는 문서중의  문서라고 하겠다. 
선진국일수록 보고서를 중시하여 미국에서는 지난 72년부터 보고서 망국론을 제창하여 왔으나 아직도 공무원은 보고서를 작성하기 위하여 존재한다고 할 만큼 활용되고 있다. 
공무원 생활을 하다보면 보고서 작성문제로 골머리를 앓는 경우가 종종 있다. 여기에 대한 일반원칙도 없고 무슨 비결이라도 없으니 말이다. 
그러나 공무원으로 일단 들어왔으니 남다르게 보고서를 작성해서, 보고 받을 사람의 마음에 쏙 드는 방법을 터득하는 것이 관건이다. 일반적으로 보고서 작성비결이라는 것을 추려서 그 중에서도 최소공배수를 간추려 보았다.

Ⅱ. 보고서 작성의 일반원칙

 

  1. 절대적 금지사항

   ○ 오·탈자를 없애라

   ○ 보고서 문장으로 50자 이상 쓰지말라

   ○ 보고서 1면에 17줄 이상은 적지말라

   ○ 명사로 끝나는 문장은 마침표를 찍지 않고 명사형으로 끝나는 문장은 반드시 마침표를 찍는다.

   ○ 문장 제일 마지막에는 여는 부호가 오는 것을 금한다.

      ※ 즉 ({,[,<,≪,「,『 등이 있다. 물론 반대로 문장 제일 앞에서는 닫는 부호가 오는 것을 금하는데, 예로는 ),〕,〉,》,」,』,】등이 있다.

   ○ 문단 앞이 아니고서는 문장 앞에서 띄우지 말라.

  2. 상대적 금지사항

   ○ 외톨이를 만들지 말라

    ☞ 번호를 붙이든 문자표(□, ○, - 등)를 사용하여 나열 하든 간에 외톨이를 만들지 말아야 한다.

   ○ 같은 급수는 개요번호 및 부호를 같이하라

    ☞ 여기서 개요번호란 개조식 보고서와 같은 문장을 작성 할 때 제목, 소제목 등을 붙여서 세부사항으로 들어감에 있어 활자의 크기를 달리하거나 문자표를 달리하기도 한다. 이렇게 단계적으로 번호나 부호를 붙이는 것을 개요번호라고 한다.

   ○『머리를 무겁게 하는 보고서』에서 박스내 에서는 4줄 미만으로 하라

    ☞ 일반적으로 박스(글상자)를 보고서 위에 놓는 것을 머리를 무겁게 하는 보고서로 동서양이 선호하고 있다.

     이에 반하여 밑을 무겁게 하는 보고서는 기피하고 있다.

    ☞ 머리를 무겁게 하는 경우는 경우는 박스내에 주로 결론, 요약, 목적, 과거내역을 적고 있다.

    ☞ 4줄이상을 적으면 장문의 압도감을 준다고 한다.

      이를 피하기 위하여 개조식으로 적거나 문자표등을 사용하기도 한다.

   ○『보고서 1면 주의 원칙』을 위반하지 말라

   ○ 중간에 끝나는 보고서는 가급적 만들지 말라

    ☞ 중간에서 끝내는 보고서는 무엇인가 성의부족을 의미하고 주요한 내용을 빠뜨린 감을 준다.

    ☞ 한 면이 원칙이나 2면으로 하거나 3면은 좋으나 반장짜리가 나오면 글자의 크기나 줄간격 등을 조정하여 중간에서 끝나지 않게 해야 한다.

 

Ⅲ . 일반문장 작성의 원칙

 

 1. 제목은 미녀의 얼굴이다.

   보고서에서 제목 혹은 헤드라인은 참으로 중요하다. 미녀의 얼굴만큼이나 중요한 부분이다. 제목을 붙이는데 지켜야 할 것은

☞ 동적인 표현으로

☞ 구체적인 표현으로

☞ 내용을 상징하기보다는 암시적이고 설명적으로

☞ 명사 혹은 동사를 사용 할 것 등이 될 것이다.

 2. 간단하고 명확하면서도 정확한 표현

   일반적으로 명문(유명한 인사의 문장)이라고 하나 한번에 이해가 힘드는 경우가 허다하다. 보고서의 문장은 절대로 그와 같은 명문장을 요구하는 것이 아니라 누구나 쉽게 이해할 수 있는 간결하고 명확하면서도 정확한 표현을 요구하고 있다. 여기에 대하여 보다 자세히 살펴보면 다음과 같다.

   ◇ 간결한 표현

    ☞ 순접, 역접 혹은 전환의 접속사를 적절히 사용하여 고속도로와 같이 직설적인 표현

    ☞ 제목을 미리 정하여 주제의 분열을 방지

    ☞ 수식어, 접속사 및 삽입부분과 같은 쓸데없는 꼬리는 과감히 떼어버리기

    ☞ 주부와 술부를 떼어놓지 말며

    ☞ 역접(그러나), 순접(그리고), 전환접속사(그런데)를 남발 하지 말아야 한다.

   ◇ 명확한 표현

    ☞ 전문용어 외는 되도록 쉬운용어 사용

    ☞ 짧은 문장은 강한 이미지를 심어준다.

    ☞ 긴 무장보다는 몇 개의 단락을 나누어 쉽게 이해를 도와야 한다. 즉 때와 장소에 따라, 서술대상에 따라, 입장과 관점에 따라, 사고의 순서에 따라 단락을 나누어라

    ☞ 숫자나 비유를 통해서 구체적인 표현을 한다.

   ◇ 살아있는 표현

    ☞ 구두점을 정확히 활용하되 특히 쉼표(,) 사용

    ☞ 상투적이고 관용적인 용어사용을 지양

    ☞ 같은 말 같은 표현으로 식상하게 할지 모르니 지양

    ☞ 최근 시사용어를 사용하여 세대차이를 없애야 한다.

Ⅳ . 유능한 공무원의 보고서 작성비결

 

 1. 지시받는 태도의 변혁없이는 참신한 문서작업이 될 수 없다.

   문서작업에 있어서 가장 중요한 것은 정확하게 지시를 받고 정확한 방향에서 문서를 작성해야 한다. 지시 내용과 전혀 다른 東問西答의 문서만 양산하다가 결국은 인력소모만 하고 만다. 유능한 직원이 된다는 것은 지시를 정확히 받는데서 출발한다.

   ◇ 첫째는 평소 업무수행에 있어 준비사항이다.

    ☞ 자기업무에 대해 제 1인자가 되어야 한다. 언제 누가 질문해도 대답이 가능해야 한다.

    ☞ 업무에 대해서 문제발견의식을 갖고 한편으로 문제해결 의식도 가져야 한다.

    ☞ 항상 업무에 관련된 정보를 수집하거나 새로운 아이템 혹은 아이디어에 대해서 메모를 해야 한다.

   ◇ 둘째 지시하는 현장에서는

    ☞ 지시가 떨어지면 하던 일을 다하고 가더라도 대답만은 신속히 하라

    ☞ 지시받는 준비란 적어도 필기도구를 갖고 가야한다.

    ☞ 동시에 중요하다고 생각되는 것에 대하여 "님께서 말씀하신 것은 .....와 ....와로 알고 있습니다."라고 복창한다.

      이렇게 하지 않고서는 제 1, 2, 3안 등을 마련하느라고 인력소모만 한다.

    ☞ 지시사항을 적으면서 분위기, 참석자 등을 파악하여 의중을 파악하여야 한다.

    ☞ 지시사항에 대한 보고기한, 방향, 윤곽 등을 반드시 물어야 한다.

   ◇ 셋째로 지시받은 후에 하는 조치로는 기한내 보고서를 작성해야 한다.

    ☞기한내 못할 경우는 중간보고라도 해야 한다.

    ☞반드시 처리기한과 견해를 달리하거나 문제점에 대해서는 진언하여 명확히하여 둔다.

    ☞중간보고 기한 등과 방향 등을 복창하고 처리기한 내에 보고 및 조치를 취하고 보고서를 작성한다.

 2. 손에 잡힐 것 같은 현실감이 있는 구체화된 문서작성

   과거의 문서는 서술형으로 다 읽어보지 않고는 의중과 내용을 모르나 오늘날의 문서작성은

 • 아무리 길어도 50자 미만의 개조식 문장으로

 • 한눈에 요점을 파악할 수 있는 린(lean)방식으로

 • 사진, 도표, 사례, 모형 등의 구체화를 통해 보는 것으로 만들어야 한다.

 • 판례, 사례를 2개 만들어라(3개는 너무 많고 1개는 무성의 하거나 못 믿는다.)

 • 현장에 가서 설명하는 것이 민원해결에서는 최고다.

   아니면 현장사진을 전후 비교하는 방법도 있다.

 • 통계는 수학의 매춘부라고 하지만 숫자의 마력에는 약하다.

   계량화 하거나 통계를 인용하라

 • 도면, 지도, 그림표 등을 활용하여 한눈에 볼 수 있도록 만들어라.

 • 최신 영상소프트웨어를 활용하여 이미지 처리를 하여 시청각 매체를 통해서 보고를 드려라. 최근 파워포인트로 많이 하고 있다.

 3. 보고서는 미니스커트 차림의 미녀와 같다.

   보고서는 미니스커트 차림의 미녀와 같다. 보여 줄 것은 다 보여 주어야 하고 문장은 짧을수록 좋으며 한눈에 반하도록 화장을 하되 시원스럽다는 여운을 남겨야 한다.

   여기서 자기 나름대로 보고서 작성에 1인자라고 하는 분들의 기법을 모아 요약해 보고자 한다.

 ◆ 보고를 받는 대상이 누군가를 알고 그 사람의 의중, 좋아하는 서체, 글자체, 특수한 문장 및 표현, 상용하는 용어 등 기호를 파악하라는 것이다. 이것을 아는 가장 쉬운 방법은 과거 같이 근무했던 사람에게 물어보면 된다.

 ◆ 보고를 받을 사람의 입장에서 생각해 보자. 결정할 사항, 주관, 결재권자가 해야 할 일 및 준비사항, 동참자의 인적사항, 과거의 조치 등에 대하여 보고받는 사람의 궁금증이 없도록 있을 것은 있어야 한다.

 ◆ 미녀의 스커트와 같이 짧게, 아름답게 화장시키자.

  - 보고서의 장수는 1장주의가 원칙이나 2~3장으로 필요에 따라 조정하되, 반장이나 중간에서 끝내는 끝장을 만들지 말라

  - 중제목 이상의 단락은 중간에서 다음장으로 넘어가지 않도록 한다.

  - 일부분만 강조하여 왜곡시키지 말고 전체의 윤곽을 그려라

 ◆ 미녀의 시원함은 늘씬한 각선미에서 나온다.

  - 보고서는 한 장에 많아도 15-17줄 가량

  - 보고서는 여백으로 말한다. 대제목, 중제목, 소제목, 항목간에 비중에 따라 여백을 남겨라 때로는 글자의 크기 혹은 그림문자로 여백을 대신할 수 있다.

  - 레이아웃(Lay-Out)편집에 있어서는 여백이 가장 중요시 된다.

  - 보고서의 행간은 글자 이상을 말한다. 보고받는 사람의 메모도 고려해야 한다.

 ◆ 짙은 화장은 더 섹시해 보인다.

  - 막연하고 추상적인 문자표현보다는 천연색 사진, 도표, 그림표 혹은 통계숫자 등으로 더 현장감 있게 분장시킬 수 있다.

  - 현장 위치도,그림, 표 등은 흑색보다는 천연색으로 각색하라

  - 같은 내용이라도 도표화하고 시뮬레이션화, 모델링, 각종 OR기법을 통한 통계를 사용하라

  - 같은 보고서라도 다체로운 요지,귀지(Eye_Cather:세칭 아첨지, 아양지)를 붙여라

 4. 보고서의 평가는 타이밍에 있다.

   보고서의 목적은 사전정보, 사후처리결과, 중간처리현황 및 연구결과 등을 제공하기 위하여 보고를 하게 된다.

   제공하고자 하는 목적에 따라 보고해야 할 타이밍이 다르다고 할 수 있다.

   적어도 死後藥方文의 어리석음은 없어야 한다.

  집단민원, 재해발생 대비 등에 대한 보고서는 빠를수록 좋다고 하겠다.

 

Ⅴ.준비하는 자만이 최고가 될 수 있다.

 

   보고서는 전형이 없으며 보고 받는 사람의 취향에 따라 용어, 자체, 모양, 그림표 등이 다양하여 고된 훈련을 통해서만 비결을 터득하게 된다.

   같은 값에 다홍치마라고 했듯이 보다 구체화되고 산뜻하게 꾸며진 보고서라면 더욱 좋을 것이다.
   보고서는 읽는 문서라기보다는 보는 문서라는 점을 유념하여 작성에 신경을 써서 한눈에 요점을 알 수 있고 대책이 무엇인지를 알도록 하는 것이 요령이다.
   끝으로 매사에 완벽한 비결이 없듯이 보고서 작성에서도 비결이 없으며 단지 많이 작성하다가 보면 터득하는 것이며 보고받을 사람의 기호에 맞도록 몇 번이고 시행착오 거쳐 만드는 방법뿐이다.
   따라서 보고서 작성에는 귀재가 없다. 그러나 일반원칙을 익혀서 몇 번이고 반복훈련을 통해 보고서를 만들다 보면 결국에도 자기도 모르게 귀재가 될 것이다. 오직 끊임없이 준비하고 노력하는 사람만이 누릴 수 있는 것이다.

 

 

보도자료작성법(국립국어원 박종덕 전문위원).pdf

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